Excel es una de las herramientas más versátiles en el día a día laboral. Excel se aprende con la práctica. Esto es como las matemáticas y el inglés porque si no se practica se olvida.
El ser humano está acostumbrado a la presión del trabajo así que hay que agradecer a los jefes quienes son los que te presionan con la información y te obligan a educarte.
Luego que ya sabes todo lo básico y que algunas tareas se vuelven más repetitivas, es cuando piensas: ¿Qué pasaría si puedo automatizar un poco lo que siempre se repite? Eso permitirá optimizar tu tiempo y enfocarte en otras tareas.
Y es aquí cuando empieza tu camino a ser un EXPERTO en hojas de cálculo, Es por esto que te dejo unos trucos y consejos que te hagan dar ese primer paso hacia el dominio de Excel.
1. Nombres y Rangos con Nombre:
Asigna nombres a rangos de celdas importantes en lugar de referenciarlas por direcciones. Esto facilita la comprensión de las fórmulas y hace que tus hojas de cálculo sean más legibles.
La mayoría e la gente esta acostumbrada a sombrear los rangos que necesitan en las funciones por ejemplo: la función CONTARA(A2:A6) contiene el típico rango A2:A6. (recordemos que la función contara cuenta celdas con texto y espacios en blanco)
Pero si eres una persona organizada que necesitas conocer que significan ese conjunto de datos con los cuales estas trabajando, esto es para ti.
En este ejemplo se presentan 2 filas con los títulos de Nombre y Edades. Esos nombres pueden ser de Clientes, de Pacientes, etc., pero Yo puedo a ese rango colocarle un nombre de estudiantes para saber que esas personas a las que me refiero en esa lista específicamente son de estudiantes.
Es por esto que con el mouse sombreo desde Zoila Cevallos hasta Edith Vera y en la parte superior izquierda escribo “estudiantes”.
En este momento todo ese rango Excel lo va a conocer como estudiantes.
Y si Yo quisiera aplicar la fórmula CONTARA colocaré entre paréntesis la palabra” estudiantes” y los contará.
Dando como resultado 5.
Tenemos que Estudiantes es lo mismo que el rango A2:A6
2. Auditoría de Fórmulas:
Cuantas veces hemos hecho una formula extensa y nos arrojan valores no deseados y no sabemos que referencia o parámetro estamos colocando mal. Para esto o Excel tiene una herramienta de auditoría de fórmulas que te permite rastrear y depurar errores en tus cálculos. Las funciones como "Evaluar Fórmula" son especialmente útiles.
En el menú Formulas encontrarás en la cinta de opción un área que dice Auditoría de fórmulas. En esta sección encontrarás la que dice Evaluar fórmula.
Para este ejemplo, he colocado en la celda B2 de la columna EDAD una formula BUSCARV que lo que hace es traer de la hoja 3 a la hoja 5 la edad del estudiante.
Fíjate que me coloco en la celda B2 donde se encuentra la formula y presiono Evaluar formula y en ese momento me aparece un recuadro con la función Buscarv y todos los parámetros que he colocado. 
Al darle clic en evaluar, observamos que ha reemplazado uno de los parámetros que es la celda A2 por el nombre Zoila Cevallos, esto quiere decir que el nombre que estaba en la celda A2 de esta hoja va a ser buscado en la otra hoja en el rango que establecí.
Al darle nuevamente clic en el botón Evaluar, Excel me muestra el número 52 que es el cruce o la edad encontrada para Zoila Cevallos y es por esto que la ha colocado en la celda B2 de la hoja5. Al terminar la evaluación puedes volver a revisar la formula con el botón reiniciar o simplemente cerrar.
3. Combinar Celdas de Forma Segura:
Al combinar celdas para mejorar la presentación, utiliza "Combinar y centrar" para que los datos no se pierdan si decides deshacer la combinación más adelante.
El título queda centrado entre las 3 columnas sombreadas (A,B,C) y si colocas tu cursor veras que la celda A1 es una celda grande en longitud porque ya no tienes ni B1 ni C1.
Si quieres deshacer este centrado debes presionar nuevamente en combinar y centrar.
4. Uso de Comentarios:
Añade comentarios a las celdas para explicar fórmulas complejas o proporcionar información adicional. Esto es útil para colaborar con otros y para futuras referencias.
En el menú revisar, te colocas en la celda en la cual deseas el comentario en este caso A1 y damos clic en nuevo comentario.
Aparece un cuadrito amarillo donde digitas el comentario que necesites, en este caso quiero recordar que estos nombres son de estudiantes y doy clic en otra celda cualquiera para que el comentario quede listo en dicha celda.
5. Guardar en Formato PDF:
Guarda tus hojas de cálculo en formato PDF para garantizar la consistencia del formato al compartirlas con otros.
Vas a guardar como y seleccionas: PDF (antes de esto recuerda setear el área de impresión de la hoja en el menú de disposición de página)
Así quedará tu documento en PDF con el mismo nombre solo que con extensión .pdf ejemplo: PRUEBA EXCEL.pdf
Estas y muchas herramientas adicionales que Excel tiene como: el uso de tablas, importación de datos externos, formato condicional avanzado, consolidación de datos, solver y más. Todas ellas te convertirán en un experto de Excel.
Mi recomendación es que te mantengas actualizado porque Excel es una herramienta en constante evolución con nuevas funciones que logran mejorar tu eficiencia. Es por esto que te recomiendo mi curso Excel Profesional donde con una serie de vídeos aprenderás muchas herramientas y funciones prácticas para ser un experto.
Recuerda que la práctica constante, te ayudará a mejorar continuamente.
¡Buena suerte en tu camino para dominar Excel!
