Si estas leyendo este artículo es porque has tomado conciencia de que tienes el conocimiento necesario en Excel, pero no logras mejorar lo que sabes hacer para poder sacarle mejor provecho a esta herramienta y tener más tiempo.
Porque si Excel es una maravilla entonces, ¿Por qué tengo tanto trabajo por hacer?
Puede que no has ampliado tu mente como para poder discernir lo que te puede ayudar. Es por esto que te voy a dejar estos 5 secretos que algunas personas piensan que no valen la pena seguir, pero que, si sumas esas milésimas de tiempo que pierdes con el movimiento de tu mouse o al ordenar o arrastrar, hacen mucha diferencia.
Esto que te voy a explicar a continuación debe convertirse en un hábito, al usarlas, con la práctica constante. ¡Entonces comencemos!
1. Atajos de Teclado:
Aprender atajos de teclado te ahorrará tiempo. Por ejemplo, Ctrl+C para copiar, Ctrl+V para pegar, Ctrl+Z para deshacer, y muchos más. Puedes encontrar la lista completa en la pestaña de ayuda de Excel.
Yo sé que estarás pensando, pero puedo ir a la parte superior izquierda y dar clic o con el clic derecho del mouse, etc. Pero quiero que estés consciente que cuando trabajas en Excel, tus manos están en el teclado digitando una serie de cantidades y valores. Al tu dejar por instantes el teclado y tomar tu mouse para dirigirte a las dos opciones anteriores, estas perdiendo milésimas de segundos valiosos, que al sumarlas te generan un desvío en el ingreso de tus datos.
Te invito a hacer este ejercicio. Tomate el tiempo. Haz una tarea con solo usar tu teclado en el día a día y luego has exactamente la misma tarea tomando el mouse de vez en cuando.
No digo que no uses el mouse, sino que sepas en que momento es lo más recomendable desprender tus manos del teclado para tomar tu mouse.
2. Formato Rápido:
Usa las opciones de formato rápido en la barra de herramientas (dentro del menú de inicio) para darle un aspecto profesional a tus hojas de cálculo sin tener que sumergirte en menús complicados.
3. Autofill Inteligente:
Excel puede predecir patrones y llenar automáticamente celdas con la función de autofill. Por ejemplo, si escribes una serie de números o fechas, Excel puede extender la secuencia por ti.
En mi caso quería colocar un usuario que conste de la primera letra del nombre mas la edad. Mira como Excel ya me sugiere el patrón que estoy usando.
Si Yo le doy ENTER automáticamente me coloca todo ese patrón en el resto de celdas.
4. Gráficos Dinámicos:
¡Esta es una herramienta maravillosa! Y sin temor a equivocarme, te podría decir que es la que más optimiza tu tiempo en conjunto con los gráficos dinámicos que te permiten visualizar y analizar datos de manera más interactiva.
Aprende a crearlos para facilitar la interpretación de la información, pero esto no te lo puedo dar a notar con palabras sino con este vídeo que sé que te dejará con la boca abierta cuando veas todo lo que puedes hacer en un instante.
5. Funciones Anidadas:
Combina funciones en fórmulas anidadas para realizar cálculos más complejos. Esto te permite realizar análisis avanzados en una sola celda.
Por ejemplo: Podría quitar los espacios de un texto en la celda A2 y luego contar sus caracteres.
Y hay muchos secretos más, como la validación de datos, fórmulas de búsqueda, consolidación de datos, pegado especial, formato condicional avanzado y macros entre otras herramientas.
Recuerda que la clave para optimizar tu trabajo con Excel es la práctica constante y la voluntad de explorar nuevas funciones. Si deseas ser un experto seguir actualizándote te invito a que te suscribas a mis cursos. ¡Buena suerte!
